A kivonat egy oldalnál rendszerint nem hosszabb tartalmi összefoglaló, amely arra szolgál, hogy közérthető módon megvilágítsa miről szól a dolgozat. A téma elhelyezés után a feladat rövid ismertetését, a motivációk tisztázását, a választott megoldást célszerű bemutatni. A végén az elért eredményekre és azok alkalmazhatóságára (kik, milyen területen, milyen célra) kell kitérni. A kivonatot az érdemi rész befejezése után írd meg, addigra áll össze a diplomaterv egy egésszé. Figyelj arra, hogy aki olvassa, esetleg járatlan ezen a területen, és ez alapján dönti el, hogy tovább olvassa-e vagy sem. Túl keveset és túl sokat sem szabad ígérni az olvasónak, mert az egyik esetben nem olvassa el, a másik esetben pedig kiábrándul! Ne felejtsd, a záróvizsga bizottság részben ez alapján alkot képet a munkádról.

A kivonatot magyar és angol nyelven is el kell készíteni!

Egy jó diplomamunka legalább a következő egységekből épül fel:

• Tartalomjegyzék
• 1. Bevezetés
• 2. Irodalomkutatás
• 3. Tervezés
• 4. Megvalósítás
• 5. Elemzés
• 6. Összefoglalás
• Köszönetnyilvánítás
• Rövidítésjegyzék
• Irodalomjegyzék

Ezen kívül a tartalomjegyzéket követheti egy ábrajegyzék, valamint a legvégére függeléket lehet csatolni. Természetesen, az 1-6. pontok a fejezetek tartalmára és nem a címére utalnak, ezen egységekből lehet például a fejezeteket kialakítani majd.

A bevezetés célja, hogy az olvasó válasz kapjon a következő kérdésekre:

• hol helyezkedik el a téma a világban,
• mi a megoldandó feladat,
• mi teszi indokolttá a probléma kezelését,
• és a probléma megoldása mit tesz lehetővé a számunkra?

A fejezet végén, a diplomaterv felépítését foglald össze, minden fejezetről egy-egy bővített mondatot írj, hogy mivel fog foglalkozni a kérdéses szövegrész.

Mivel Magyarországon a hivatalos nyelv a magyar, ezért alapértelmezésben magyarul kell megírni a dolgozatot. Szakmánk széles körben használatos nyelve azonban az angol. Az utóbbi időben az a tendencia, hogy aki nemzetközi projekthez kapcsolódóan végzi a diplomatervezését vagy posztgraduális képzésben akar részt venni esetleg multinacionális cégnél akar elhelyezkedni, az angolul írja meg a diplomadolgozatát.

Fontos, hogy a ti és a konzulensed a választása, hogy milyen nyelven születik meg a dilomamunka. Mielőtt az angol nyelvű verzió mellett döntesz, gondold végig, hogy ez mennyi többlet munkát fog ez neked jelenteni a fogalmazás és a nyelvhelyesség terén.

Általános jelenség, hogy a helyesírási hibák lerontják az összbenyomást, még ha tartalmilag kifogástalan is a mű. Célszerű ezért olyan eszközt választanod erre a célra, amely segít neked a helyesírási hibák megkeresésében, mert az utolsó emberi átolvasás után is szokott hiba maradni benne. Mivel műszaki szövegben képletek, ábrák és táblázatok is szerepelnek, ezért fontos, hogy ezeket korrektül kezelje. A szövegkomponensekhez stílusok rendelése szintén elengedhetetlen egy ekkora mű egységes kezeléséhez. Ha magyarul írsz, a Microsoft Word, a Latex, és az OpenOffice jöhet szóba. A LaTeX helyesírás ellenőrzéshez a http://www.szofi.hu/gnu/magyarispell/ címen találsz leírást, az OpenOffice-t pedig az http://hu.openoffice.org/ címen találod. A képleteket LaTeX segítségével lehet legegyszerűbben szerkeszteni és a legszebb külalakot is ez állítja elő. Aki már hozzászokott a LaTeX ezen körülményeihez, azt nem akarom lebeszélni, hogy azt használja. Viszont, ha most fogsz hozzá az első nagyobb dokumentum előállításához, akkor nem szerencsés a LaTeX, a Word-del könnyebben boldogulsz majd.

Minden forrás szerzőjét és a keltezés évszámát kötelező feltüntetned, valamint a forrás fajtájától függően további adatokat, amelyet a publikálás eredeti nyelvén kell megtenned. Az azonosítási illetve elérhetőségi információk a publikáció fajtája szerint:

• Könyv - a címe, a kiadás helye, a kiadó neve és az ISBN száma. Ha nem a teljes könyvre hivatkozol, akkor a kérdéses rész első és utolsó oldalszámát tüntesd fel (127-133. oldal vagy pp. 127-133).
• Folyóiratcikk - a cikk pontos címe, a folyóirat címe, évfolyama és száma, illetve a cikk első és utolsó oldalszáma. A folyóirat ISSN számát is célszerű feltüntetned, ha nem egy közismert folyóiratról van szó (például az egyetemi könyvtárban nem található meg).
• Konferencia előadás - az előadás pontos címe, a konferencia neve, helye és időpontja, a kiadvány kiadásának helye, a kiadója és egyéb azonosítók (pl. ISBN szám, ha könyvként jelent meg), és a kérdéses oldalszámok.
• Belső kiadvány (technical report) - a pontos cím, a kiadó intézmény neve, címe illetve elérési módja, a kiadás helye, a kiadvány belső azonosító kódja, és az hivatkozott oldalszámok.
• Internet források - a dokumentum pontos neve, elérése URL formában (például: http://www.bme.hu/ ), valamint az utolsó frissítés dátuma.

Az ábrákat és a táblázatokat egymástól független sorszámozással és címsorral kell ellátni és a sorszámuk alapján kell rájuk hivatkozni. Minden ábrára és táblázatra a folyó szövegben hivatkozni kell. Az első hivatkozás az ábra vagy táblázat előtt legyen a folyó szövegben.

Amennyiben az ábrán illetve a táblázatban speciális rövidítéseket vagy jelöléseket használsz, a címsor felett helyben oldd fel azokat! Erre azért van szükség, ha később visszatér az olvasó ide, ne a szövegből kelljen neki kibogarásznia azok értelmezését. A puszta hivatkozáson túlmenően, a levonható tanulságokat jó ha kiemeled, az olvasó figyelmét neked kell terelned, hogy mit vegyen észre. Ha több fejezetben is hivatkozol ugyanarra az ábrára vagy táblázatra, akkor célszerű a tartalomjegyzéket követően elhelyezned az ábrák és/vagy táblázatok jegyzékét.

Egy rövid (kb. 10-12 perces) vetített előadás keretében be kell mutatnod az elvégzett munkát és meg kell válaszolnod a bíráló kérdéseit, melyet egy rövid vita követhet. Az előadást a kivonat alapján építsd fel, a fontosabb, érdekesebb illetve látványosabb elemekre koncentrálva, hangsúlyozva a saját munkádat. Az előadás anyagot USB kulcson (is) hozd magaddal (általában működik a hálózatról való letöltés is). PPT és PDF formátumok támogatva vannak. Ha extra igényeid vannak, hozhatod a saját géped az előadáshoz.
A saját mondandód után a bíráló kérdéseit foglald össze először egy-két mondatban, mivel elképzelhető, hogy nem lesz időd mindet végigmondanod. A kérdések megválaszolási sorrendjét ennek megfelelően úgy építsd fel, hogy a lényeges kérdéseket inkább előre vedd (az eltussolás egyébként baromi rizikós, mert elveszted a bizottság bizalmát és a tételek esetén esetleg kicsit mélyebbre fognak nézni a kelleténél).

• Nem jól osztod be az idődet, és a dolgozat tartalmi illetve formai egységének kialakítására nem jut időd. A diplomatervezés elején fogj egy naptárat, és alaposan tervezd meg, mikor mit fogsz csinálni és ahhoz igyekezz tartani magad.
• Nincs a dolgozatnak egy vezérgondolata, ami végigvonul az egész szövegen. A dolgozat írása elején meg kell tervezni, hogy mi az egész téma gerince, és az összes további gondolatot ehhez kell igazítanod.
• A dolgozatot idegen nyelven írod, és nincs kellő rutinod a gördülékeny fogalmazásban, magyar mondatszerkezetek tükröződnek benne. Ha nincs valaki aki a nyelvi lektorálásban segédkezne, presztízs-kérdést ne csinálj belőle, írj bátran magyarul.
• A diplomaterv egy korábbi TDK munka egyszerű feljavításának gondolod. Alaposan át kell dolgozni, hogy a diplomatervvel szemben támasztott követelményeknek megfeleljen.
• Egy-egy fontosabb szabványt kimerítő ismertetése nem elegendő az irodalomkutatási munkának. Mások által, hasonló területen korábban végzett munkákat kell keresni, és bemutatni az elért eredmények előnyeit és hátrányait az elérendő cél érdekében.
• A rendszer tervezése elmarad, és a már megvalósított rendszert mutatod be. Az olvasót nem győzöd meg, hogy a választott megoldás miért ígérkezik jobbnak a meglévőeknél.
• A megvalósításnál nem térsz ki az elmélet és a gyakorlat közti kulcsfontosságú eltérésekre, ami a megvalósított rendszer működését befolyásolja.
• A rendszer értékelésénél a tesztkörnyezet ismertetése elmarad, és így más vizsgálatok eredményével nem lehet összevetni a tiedet.
• Részletes indoklás, magyarázat nélküli kijelentésekre támaszkodik a tervezés illetve az elemzés.
• A forrásmunkák és a saját munkád nem áll arányban egymással, olyan érzése támad az olvasónak mintha nem csináltál volna semmi hasznosat, csak összeollóztad volna a meglévő anyagokat.
• Az irodalomjegyzék tételei hiányosak, vagy nem néztél körül alaposan, és kevés hivatkozásod van. Az irodalmakat a munka elején kell elkezdeni gyűjteni, és nem utólag összevadászni azokat.
• Helyesírási hibák maradnak a dolgozatban. Egy-egy hiba természetes, de amikor oldalanként egyet talál az olvasó az lerontja az összbenyomást. A végső változatban igyekezz a hibák számát nulla felé közelíteni.
• Nem derül ki világosan, mi az amit te csináltál, és mi az amit mások. Konkrétan le kell írnod, mi a te érdemed, és nem kell attól félned, hogy magamutogatás lesz a dologból.
• A színes ábrák a fekete-fehérben olvashatatlanok a színek leképződése miatt, ez főként olyan grafikonoknál hátrányos, amikor az egyes adatsorokat nem lehet megkülönböztetni egymástól. Ha nem színesben nyomtatod a kérdéses részeket, akkor előre gondoskodj a képek fekete-fehérbe alakításáról.
• Bitmap képeket használsz, amik átméretezve élvezhetetlenek a "down-sampling" effektus miatt.
• Vagy nem használod az idegen nyelvű kifejezések bevált magyar megfelelőjét, vagy az "eszetlen" magyarítással teljesen érthetetlenné válik a szöveg. Fordításnál az eredeti kifejezést ne felejtsd el zárójelben feltüntetni.
• Kihagyod valamelyik "kiírás bajusz" lefedését, azaz előírt részfeladat megoldásának tárgyalását.